Le Règlement Intérieur | Opale Rôliste

Article 1 : Plateforme Internet

A l’adoption de ce Règlement Intérieur, le “site web de l’Association” désigne, dans l’intégralité de ce texte, le site web hébergé par la société OVH, utilisant la plateforme Drupal. Les membres de l’Association disposent d’un espace dédié séparé des autres utilisateurs du site qui ne sont pas membres de l’Association, et sur lequel ils peuvent se tenir informés de la vie de l’Association. Lorsque ce Règlement Intérieur fait référence à une action à faire sur le site par un membre de l’Association, cette action a lieu sur cet espace dédié.

Le nom de domaine opale-roliste.com et ses sous-domaines sont la propriété de l’Association. Le code source du site web de l’Association et les bases de données associées (à l’exception des données personnelles des utilisateurs) sont la propriété de son auteur François Grimm. Il peut, en prévenant l’Association un mois à l’avance, procéder à la désinstallation de tous les composants permettant le fonctionnement du site hébergé sur opale-roliste.com et doit s’engager à effacer toutes les données personnelles des utilisateurs du site web, membres de l’Association ou non.

Les autres ressources de l’Association qui sont hébergées en ligne sont la propriété de l’Association, à l’exception des données personnelles des utilisateurs qui pourraient y figurer.

L’adresse mail de contact de l’Association est contact@opale-roliste.com.

Article 2 : Adhésion et cotisation

Le montant de la cotisation à l’Association Opale-Rôliste est fixé à 10 euros.

Lors de l'adhésion à l'Association, le nouveau membre doit renseigner son identité et l’adresse mail qu’il utilise sur le site web de l’Association. Cette restriction a vocation à faire de la Plateforme Internet l’outil principal de l’Association et de ses membres et son moyen d’action principal.
Si le membre venait à changer d’adresse mail par la suite, il devra communiquer la nouvelle adresse qu’il souhaite utiliser afin de conserver ses droits, en envoyant un mail à l’adresse de contact précisée dans l’Article 1 du Règlement Intérieur.

Article 3 : Composition du Bureau

Le Bureau se compose au minimum d’un Président et d’un Trésorier et de 3 membres maximum. Parmi les membres du bureau on distingue :

Les membres permanents du Bureau, qui sont élus une seule fois pour une durée illimitée lors de la première Assemblée Générale qui suit l’adoption du présent Règlement Intérieur.
Les membres du bureau qui seront ultérieurement cooptés par les membres du Bureau en cas de vacance de postes ou en cas de besoin. Il peuvent être démis de leur fonction via un vote de de la majorité absolue du Bureau. Toute cooptation doit être validée à l’unanimité par les membres du Bureau.

Article 4 : Délibérations du Bureau

Le Bureau peut délibérer à tout moment. Il ne délibère valablement que si la totalité de ses membres est présent par tout moyen permettant de suivre ses débats et d’y intervenir.

Les décisions et délibérations sont, par défaut, collégiales.

Elles ne sont portées au vote à la majorité absolue qu’en cas de désaccord entre les membres du Bureau.

Les membres du Bureau sont habilités à voter selon les modalités suivantes :

Un vote à main levée lors de réunions interactive si tous les membres du Bureau sont présents physiquement ou par visioconférence.
Un vote par mail à l’adresse de contact inscrite dans l’Article 1 Règlement Intérieur. Chaque vote est terminé une fois que tous les membres du bureau ont voté ou que 72h se sont écoulées. Un mail de notification doit être envoyé à tous les membres du bureau au moment où la période de vote démarre.

Lorsque les décisions ont vocation à affecter les membres de l’Association, elles doivent être publiées sur le site web de l’Association et s’imposent à tous les membres de l’Association.

Article 5 : Conseil d’Administration

Le nombre de postes au Conseil d’Administration n’est pas limité.

Les membres du Conseil d’Administration sont désignés par le Bureau pour un mandat d’une durée illimité. Cette cooptation doit avoir lieu lors d’une Assemblée Générale.

Les membres du Conseil d’Administration peuvent se voir désigner un périmètre d’activité (par exemple la communication, le recrutement, la participation aux conventions, etc.).

Ils n’ont pas de pouvoir de décision dans l’Association, mais peuvent être conviés à participer aux délibérations du Bureau si le sujet concernent leur périmètre d’activité, afin d’éclairer les décisions de part leur expérience.

Article 6 : Assemblée Générale

La convocation est diffusée aux membres de l'Association, au moins 15 jours à l'avance, par message via le site web de l’Association (il appartient au membre de paramétrer ses notifications sur le site pour relayer s’il le souhaite cette notification par mail).

Elle contiendra au minimum les informations suivantes concernant l’Assemblée Générale :

sa nature (physique ou virtuelle). Les AG virtuelles sont privilégiées par l’Association.
sa date et son heure de début.
son lieu pour une AG physique ou la manière pour la rejoindre pour une AG virtuelle
son ordre du jour.
l'ordre du jour qui précise quels sujets nécessitent une présentation simple ou un vote des membres de l’Association

Les rôles d’une Assemblée Générale Ordinaire sont les suivants :

Exposer la situation de l'Association et son activité au cours de l'exercice écoulé ainsi que les perspectives pour l’année à venir.
Présenter le rapport sur la situation financière de l'Association et les comptes de l'exercice écoulé.

De plus, les rôles d’une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire sont les suivants :

Détailler les motions portées par le Bureau.
Notifier de la cooptation de nouveaux membres du Conseil d’Administration ou d’un Administrateur du site web de l’Association.

Les principes de fonctionnement d’une Assemblée Générale sont les suivants :

L'AG est animée par les membres du bureau.
L'AG délibère valablement si un membre du Bureau est présent et quel que soit le nombre des membres présents.
L'AG ne peut délibérer que des points inscrits à l’ordre du jour, le dernier temps de l’AG étant consacré aux échanges entre les participants.
Les délibérations de l'AG sont constatées par des procès-verbaux.
Une séance de question réponses et de débats sera aura ensuite lieu pour clore l’AG.
Aucun vote des membres de l’Association n’a lieu lors d’une Assemblée Générale. Les propositions sont toujours votées sur le site web de l’Association suivant le principe expliqué plus bas dans cet Article.
Si la nature de l’Assemblée Générale est virtuelle, la voix des membres du Bureau doit être audible par l’ensemble des membres de l’Association participant à l’Assemblée Générale. Les membres de l’Association doivent au minimum se voir fournir le moyen de communiquer par écrit aux autres membres présents.

A l’issue de l’Assemblée générale :

Les membres de l’Association auront accès à son compte rendu sur le site web de l’Association.
Les membres de l’Association pourront voter pendant une semaine les motions mises aux votes à l’issue de l’Assemblée Générale, via le site web de l’Association. Ces votes se termineront à minuit, 7 jours après la tenue de l’Assemblée Générale.
Pour chaque motion, il doit toujours être possible de voter blanc.
Pour qu’une motion soit effective, elle doit avoir avoir emporté la majorité absolue des suffrages exprimés.
Si la totalité des suffrages exprimés ne représente pas plus de 30% des membres de l’Association (arrondi au supérieur), le Bureau peut décider de ne pas prendre en compte le vote.
A l’issue du comptages des votes par le Bureau, ce dernier communique le résultat des votes pour toutes les motions via le site web de l’Association.
Les votes des membres de l’Association s’imposent à tous les membres de l’Association.

Article 7 : Administration du site web

Le Bureau est le seul qualifié pour nommer ou démettre un Administrateur du site web de l’Association (dénommé “Administrateur du site” dans la suite du texte).

Un Administrateur ne peut être nommé que lors d’une Assemblée Générale. Il doit être membre de l’Association.

Il n’y a pas de limite au nombre d’Administrateurs.

Un Administrateur du site a pour mission de maintenir les composants permettant le bon fonctionnement et la sécurité du site web de l’Association. Il doit appliquer toutes les modifications et l’entretien nécessaires pour ne pas compromettre les données du site et les données personnelles des utilisateurs. Il doit veiller à l’application de la réglementation concernant le stockage et l’utilisation des données personnelles des utilisateurs du site web.
Il doit, dans la mesure de ses compétences, permettre d’appliquer les décisions de l’Association qui ont trait au site web.
Il n’a pas de responsabilité concernant les autres propriétés numériques de l’Association.

Article 8 : Modération du site web

Le Bureau est le seul qualifié pour nommer ou démettre un Modérateur.

Leur rôle d’un Modérateur consiste à modérer la plateforme internet via les outils qui sont mis à sa disposition. Le Bureau indique le périmètre de leur activité aux nouveaux modérateurs lors de leur prise de fonction.

Les modérateurs doivent signaler au Bureau tout utilisateur qui ne respecterait par les Conditions Générales d’Utilisation du site.